Bereits zum 25. Mai diesen Jahres greifen die Vorschriften der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Diese gelten nicht nur für Firmen, sondern für alle natürlichen und juristischen Personen – damit auch für Vereine. Unter den Datenschutz fallen alle personenbezogenen Daten: Namen, Geburtsdaten, Anschriften, Bankverbindungen… und das nicht nur von Mitgliedern, sondern auch von Spendern, Kontakten usw. Ob die Daten digital oder auf Papier gespeichert und verarbeitet werden, spielt übrigens keine Rolle.

Zuständig für den Schutz dieser Daten ist der Vorstand. Diesem obliegt es, dafür zu sorgen, dass die gesetzlichen Regelungen eingehalten werden. In diesem Zusammenhang sollte darauf geachtet werden, dass jeder im Verein, der mit den Daten zu tun hat, für das Thema Datenschutz sensibilisiert wird. Sind im Verein mehr als neun Personen mit der Datenverarbeitung beschäftigt, so muss auch ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden. Dies kann auch eine externe Fachkraft sein, was unter anderem aus Gründen der Haftung dieser, falls es dennoch zu Fehlern kommt, zu empfehlen ist. Da die neuen Regelungen bei Verstoß sehr empfindliche Geldstrafen vorsehen, sollte sich jeder Vereinsvorstand unbedingt mit der Thematik auseinandersetzen. Vorlagen für z. B. Datenschutzerklärungen usw. bieten die IHKs auf Ihren Webseiten an.

Sprechen Sie das Thema unbedingt in Ihrem Verein an!

Ein wenig stolz darf man schon sein, wenn man in den Vorstand eines Vereins gewählt wird. Es zeugt doch davon, dass einem die anderen Mitglieder ein hohes Maß an Vertrauen entgegen bringen. Meist sind sich Vereinsvorstände dabei aber nicht bewusst, welches persönliche Haftungsrisiko sie mit dem Amt übernommen haben.

Spricht man Betroffene auf das Thema an, erntet man meist blankes Erstaunen – auch bei „alten“ Vorständen, die ihre Position bereits seit vielen Jahren inne haben. Machen Sie als Vorstandsmitglied nämlich einen Fehler, der Ihrem Verein einen Vermögensschaden zufügt, haften Sie unter Umständen mit Ihrem Privatvermögen dafür. Basis dieser Haftung ist der im Jahr 2009 eingeführte § 31a BGB.

Demnach werden Sie bei grob fahrlässigen Fehlern dem Verein gegenüber schadenersatzpflichtig: Das kann ein Kassenfehlbetrag sein, der durch zu oberflächliche Kontrolle von Abbuchungen zustande kam. Oder wenn überhöhte Rechnungen ohne Prüfung gezahlt wurden. Auch wenn Sie vergessen haben Fördermittel zu beantragen oder die Gemeinnützigkeit verloren geht, können Sie zur Rechenschaft gezogen werden. Verschwundene Vorschusszahlungen an beauftragte Handwerker, die dann in der Insolvenz verschwinden, sind ebenfalls keine Seltenheit.

Daher empfehlen wir zur normalen Haftpflicht immer auch eine D & O Versicherung (Manager-Haftpflichtversicherung) für den Verein abzuschließen. Diese schützt die gesamte Vorstandschaft vor der Haftungsfalle und erstattet ggf. die Schadenssumme an den Verein. Da haben dann wirklich alle etwas davon!